Slik foregår eit oppdrag
Eit oppdrag kan delast inn i tre hovuddelar. Førebuing, bedømming og etterarbeid.
Del 1: Førebuing
I forberedelsesfasen får innleide bedømmerer/ekspertar forskjellig informasjon som ein benyttar som grunnlag til førebuing. Ein mottar rapportar, inkludert avvik og korrigerande tiltak, som vart skrive av Norsk akkrediterings bedømmarar etter sist bedømming.
Tilgang på dokumentasjon
Vidare får ein dokumentasjon eller tilgang til verksemda sin dokumentasjonssamling. Kva slags minimum av dokumentasjon som skal mottakast kjem fram av vilkåra for å vere akkreditert, og dette er noko verksemda sender og Norsk akkreditering mottar. Det blir ikkje forventa at innhyrde bedømmarar og ekspertar har lese heile dokumentasjonssamlinga til ei akkreditert verksemd i prosessen med førebuing. Det blir likevel forventa at dokumentasjonen knytt til fokusområda er godt førebudd.
Ein vil få oversikt over endringar i akkreditert verksemd det siste året. Ein mottar og akkrediteringsomfanget til akkreditert organisasjon. For prøvingslaboratorium kjem det fram av desse når ei analyse vart sist bedømt.
Vidare mottar ein rapporteringsmal som skal nyttast av bedømmarlaget vidare under prosessen.
Avgjerd om endeleg plan
Innhyrde bedømmarar og ekspertar blir ofte bedt om å gje tilbakemeldingar om fokusområda under bedømminga under førebuinga. Avgjerd om endeleg plan for bedømminga blir teken av leiande bedømmar, og er basert på tilbakemeldingane frå bedømmarlaget, tid sidan aktiviteten vart sist bedømt og resultat frå tidlegare bedømmingar.
Leiande bedømmar sender ut ei dagsorden som inkluderer fokusområda seinast ei veke før bedømminga til akkreditert verksemd.
Førebuingsmøte
Leiande bedømmar kallar gjerne inn til eit bedømmarmøte rett før bedømminga slik at eventuelle spørsmål kan diskuterast.
Leiande bedømmar kan også alltid kontaktast ved spørsmål som gjeld bedømminga, dersom det skulle vere noko ein lurer på.
Del 2: Bedømming
Hensikten med bedømminga er å vurdere om aktiviteten til verksemda er i samsvar med akkrediteringsstandarden og eventuelle andre normative dokument. Ein skal også bedømme om etablerte prosedyrar og rutinar blir fulgt av dei ansatte i verksemda.
Opningsmøte
Bedømming starter med et åpningsmøte der ein samlast, og leiande bedømmar gjer informasjon.
Først presenterar ein formålet og omfanget av bedømminga. Deretter presenterast bedømmerlaget og verksemda sitt nøkkelpersonell for kvarandre. Leiande bedømmar presiserar at bedømmerlaget under bedømminga skal indikere om eit forhold kan leie til eit avvik eller om det som vert framvist er i samsvar med krava. Deretter forklarar ein gradering av mogelege avvik, slik at alle veit om dette.
Deretter gjer leiande bedømmar informasjon om konfidensialitet og offentleglova. Det blir gitt informasjon om at Norsk akkreditering sitt personell og innleigde bedømmarar har teieplikt. Teieplikten gjeld for alt vi ser, høyrer og har lese i samband med vurderinga. Samstundes er alt bedømarlaget skriv offentleg i samsvar med offentlegheitslova. Det betyr at dersom nokon ber om innsyn gjennom offentleg elektronisk postjournal (OEP), vil dei få dette.
Agenda og gjennomføring
Når partar er presentert for kvarandre og viktig informasjon har blitt gjeven, presenterar leiande bedømmar dagsorden. Dette er planen for dagen, og ein gir informasjon om kva som blir vurdert først/sist i tråd med agendaen som er satt. Vidare organiserar ein kven som eventuelt blir med kven underveis gjennom dagen, slik at ein får gjennomført bedømminga på ein hensiktsmessig måte.
Etter opningsmøtet talar innleide bedømmarar og ekspertar med godkjent personell på dei ulike områda. Dei blir bedne om å vise fram aktiviteten (til dømes metodedemonstrasjon) og/eller relevante registreringar. Eksemplar på dette er kompetanse, rutinar/prosessar, utstyr og grunnlag for rapportar/sertifikat.
Bedømmermøte: Diskusjon underveis
Under ei bedømmingsdag blir det vanligvis arrangert minst eitt møte for bedømmarar. Då samlar ein seg rundt kva ein har observert. Målet med desse møta er å diskutere om ein observasjon er eit avvik frå krava i standarden, og formulere eventuelle avvik.
Innleigde bedømmarar og -ekspertar formulerer avvikene. Avvik skal kunne knytast til ein bestemt paragraf i akkrediteringsstandarden, og ein benyttar gjerne rapporteringsmal til dette arbeidet. Når eventuelle avvik er blitt formulert av innleigde bedømmarar og -ekspertar, blir det sendt til leiande bedømmar.
Sluttmøte
Vidare finn du nærmare beskriving om kva som minimum inkluderast i eit sluttmøte.
Ein byrjar med å takke for tilrettelegginga av bedømminga. Etter det presenterer bedømmerteamet eit overordna inntrykk av verksemda sine akkrediterte aktivitetar, og dette er viktig i sluttmøtet. Etter det presenterer ein eventuelle avvik, og her er det viktig å vere førebudd på å handtere eventuelle motforestillinger til eventuelle funn. Etter at avvika er presentert, blir det avtalt ein tidsfrist for verksemda til å sende inn korrigerande tiltak for eventuelle avvik. Deretter opnar ein opp for spørsmål og kommentarar.
Del 3: Etterarbeid
Etter bedømminga blir det utarbeidd rapportar frå alle bedømmarane. Det er viktig å klargjere kva som har blitt bedømt og resultatet av det. Det er mindre viktig å skildre korleis verksemda har sikra samsvar mot krava. Innleigde bedømmarar og -ekspertar har vanlegvis fokus på tekniske krav, prosesskrav og kompetansekrav. Dette er det viktigaste å bekrefte i rapportane.
Krav til offentlighet
Bedømmerlaget må vere merksame på kravet til offentlegheit når rapportane blir skrivne. Det som blir skrive kan bli offentleg, og Norsk akkreditering ønskjer å skjerme så lite som mogleg ved innsynskrav. Det betyr at namn på kundar til akkreditert verksemd, konfidensiell informasjon som pasientdata og namn på personell i akkreditert verksemd i minst mogleg grad skal bli kjent gjennom rapportane. Dette gjeld også forhold av konkurransemessig betydning, til dømes planar om å utvide verksemda si aktivitet.
Norsk akkreditering vil kunne sende eksempel på rapportar som er vurderte som tilstrekkelege, i tillegg til rapportane frå tidlegare vurderingar som er gitt i førebuingfasen, ved førespurnad om innsynskrav.
Rapporten som er blitt utarbeidd blir sendt til ledande bedømmar og ikkje direkte til akkreditert verksemd etter bedømming.
Mottak av korrigerande tiltak
Ein stund etter bedømming vil bedømmarlaget motta korrigerande tiltak av verksemda. Dei korrigerande tiltaka knytt til avvik gitt av den leigde vurderaren/eksperten blir deretter gjennomgått. Vurderinga blir skriven i avviksrapporten og sendt til ledande bedømmer. Vurderinga skal innehalde ein anbefaling om årsak og om dei korrigerande tiltaka er tilstrekkelege for å lukke avviket.
For meir informasjon, sjå også akkrediteringsprosessen.