Arkivplan

Bakgrunn

Arkivplanen skal være et aktivt redskap for å styre og ta vare på den dokumentasjonen som skapes i eller kommer inn til organet.

I arkivforskriften § 4 heter det: "Alle offentlege organ skal til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet."

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Norsk akkreditering.

Arkivlova med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal sikre at Norsk akkreditering ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovas § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Formål

Formålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltning i Norsk akkreditering. Det skal sikre allmennhetens krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.

I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for eksterne interessenter og for Norsk akkreditering som rettslig organ og virksomhet.

I arkivplanen tilgjengeliggjøres informasjon om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som kunnskapsbase for saksbehandlerne og som informasjon til allmennheten.

Arkivplanen skal oppdateres fortløpende og minst en gang pr. år. Arbeidet koordineres av arkivleder. Oppdatert arkivplan journalføres.

Hovedkategorier på arkivplan

• Organisasjon og arkiv
• Reglement
• Rutiner
• Digitale systemer
• Arkivoversikt