Internkontroll arkiv
I arkivforskriften § 4 heter det: "Den øvste leiinga i organet må sjå til at arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll"
Norsk akkreditering har utarbeidet rutine om internkontroll arkiv som gjennomføres kvartalsvis.
1. Kontroll av journalposter
Arkivtjeneste gjennomfører periodisk kontroll av ulike typer journalposter.
|
Dokumenttype
|
Status
|
Beskrivelse
|
Kontrollintervall
|
|
Utgående, internt notat X og N
|
R eller G
|
Journalposter under arbeid med dokumentdato eldre enn tre måneder
|
3 måneder
|
|
Utgående
|
F
|
Journalposter som ikke har blitt ekspedert én uke etter ferdigstillelse
|
1 uke
|
|
Inngående, internt notat N
|
J
|
Restanser med dokumentdato eldre enn tre måneder
|
3 måneder
|
Avvik grupperes per avdeling og registreres i kvalitetssystem EK med avdelingsdirektør som ansvarlig.
2. Kontroll av tilganger i elektronisk arkiv
Arkivtjeneste gjennomfører kvartalsvis kontroll av den enkelte ansattes tilganger i saks-/arkivsystem Elements Cloud.
Punkter som kontrolleres:
- Aktive/avsluttede brukere
- Administrativ tilhørighet
- Rolle
- Tilgang til spesifikke typer dokumentasjon (tilgangskoder)