Du er her:

Daglige arkivrutiner

Inngående dokumentasjon

Norsk akkreditering mottar dokumentasjon via en rekke kanaler:

  • post@akkreditert.no
  • Individuelle e-post innbokser
  • eFormidling
  • Altinn
  • Papirpost til Norsk akkreditering
  • Papirpost til saksbehandler

Materialet arkivvurderes fortløpende og arkivverdig dokumentasjon registreres i Elements av følgende:

 

Mottakskanal

 Arkiveringsansvarlig

post@akkreditert.no

 Arkivtjeneste

 Individuelle epostinnbokser

 Ansvarlig saksbehandler 

 UNNTAK: søknad om akkreditering eller utvidelse av akkrediteringsomfang registreres av arkivtjeneste.

 eFormidling

 Arkivtjeneste

 Altinn

 Arkivtjeneste

 Papirpost til Norsk akkreditering

 Arkivtjeneste

 Papirpost til saksbehandler

 Ansvarlig saksbehandler

Utgående dokumentasjon

Utgående arkivverdig dokumentasjon sendes som regel elektronisk (eFormidling og e-post)

I enkelte tilfeller hvor det foreligger krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, sendes dokumentasjon i papirform med vanlig postgang.

Utgående papirdokumentasjon som kommer i retur åpnes av arkivtjeneste og distribueres videre til ansvarlig saksbehandler.

Journalføring

Inngående, utgående og intern dokumentasjon som registreres i Elements av arkivtjenesten kvalitetssikres og journalføres umiddelbart.

Dokumentasjon registrert/opprettet av saksbehandlere i status F, S, E journalføres av arkivtjenesten med én virkedags forsinkelse.

Journalført dokumentasjon som inneholder filer opprettet i Microsoft Word, Excel, Powerpoint og Outlook konverteres til arkivformat (PDF) i henhold til Riksarkivarens forskrift kapittel 5.

Offentlig journal - Innsyn

Norsk akkreditering publiserer lister over journalførte dokumenter på eInnsyn. Følgende dokumenttyper publiseres én uke etter journalføring:

  • Inngående
  • Utgående
  • Interne notater med oppfølging (N-notater)

Dokumentasjon fra klient-baserte arkivdeler (personalarkiv, bedømmerarkiv) publiseres ikke på nettet.

Per i dag publiseres kun journalpostenes metadata. Tilgang til selve dokumentene gis etter bestilling.

 

Innsyn

Alle kan kreve innsyn i NA sine journalførte dokumenter, jf. offentleglova § 3

Innsynskrav som sendes fra einsynn.no registreres i Elements via enveis integrasjon.

Innsynskrav tilsendt Norsk akkreditering via andre kanaler registreres av den som mottar det.

Dersom en innsynsbegjæring ikke besvares "...innan fem arbeidsdagar etter at organet mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast..." (offentleglova § 32 andre ledd)